ChatGPT w Excelu: pisanie formuł i makr z pomocą AI

Chcesz usprawnić swoją pracę w Excelu i zaoszczędzić cenny czas? Sztuczna inteligencja oferuje nowe możliwości w zakresie tworzenia formuł, automatyzacji procesów i analizy danych. Ten poradnik przeprowadzi Cię krok po kroku przez proces integracji ChatGPT z Excelem, pokazując, jak wykorzystać jego potencjał do tworzenia zaawansowanych arkuszy kalkulacyjnych. Dowiesz się, jak generować formuły na podstawie opisów tekstowych, automatyzować powtarzalne zadania i odkryć nowe sposoby pracy na danych. Niezależnie od Twojego poziomu zaawansowania w Excelu, ten poradnik pomoże Ci wykorzystać moc AI i usprawnić Twoją pracę.

Czym jest sztuczna inteligencja - podstawy

Sztuczna inteligencja (AI, ang. Artificial Intelligence) to dziedzina informatyki zajmująca się tworzeniem systemów, które potrafią wykonywać zadania wymagające ludzkiej inteligencji. Obejmuje takie obszary jak rozpoznawanie wzorców, przetwarzanie języka naturalnego, analiza danych, uczenie maszynowe czy automatyzacja procesów. AI jest coraz częściej wykorzystywana w biznesie, edukacji, medycynie i wielu innych dziedzinach, a jednym z jej najbardziej przełomowych zastosowań jest pomoc w analizie danych i automatyzacji pracy – w tym w Excelu.

Czym jest model językowy?

Jednym z kluczowych osiągnięć AI są modele językowe, które potrafią rozumieć i generować tekst w sposób przypominający ludzki sposób komunikacji. Modele te są trenowane na ogromnych zbiorach danych tekstowych, co pozwala im uczyć się reguł gramatyki, kontekstu oraz zależności między słowami. Dzięki temu mogą odpowiadać na pytania, tłumaczyć teksty, tworzyć treści oraz analizować informacje.

Wprowadzenie do ChatGPT w Excelu

Jednym z najbardziej zaawansowanych modeli językowych jest ChatGPT – model stworzony przez OpenAI, który potrafi przetwarzać język naturalny i generować tekst na podstawie wprowadzonych zapytań. ChatGPT analizuje kontekst wypowiedzi i na jego podstawie dostarcza odpowiedzi w sposób logiczny i uporządkowany.

Jego możliwości obejmują m.in.:
✅ Odpowiadanie na pytania i wyjaśnianie skomplikowanych pojęć
✅ Generowanie treści, podsumowań, raportów i analiz
✅ Pomoc w programowaniu i pisaniu kodu
✅ Automatyzację procesów w różnych narzędziach, w tym w Microsoft Excel

Połączenie mocy obliczeniowej Excela z możliwościami sztucznej inteligencji ChatGPT to przełom w sposobie, w jaki pracujemy z danymi. ChatGPT, działając jako inteligentny asystent, może pomóc w tworzeniu skomplikowanych formuł, automatyzacji powtarzalnych zadań i analizie dużych zbiorów danych. Dzięki tej integracji, Excel staje się jeszcze bardziej wszechstronnym narzędziem, umożliwiającym tworzenie dynamicznych i inteligentnych arkuszy kalkulacyjnych. ChatGPT w Excelu to nie tylko ułatwienie dla doświadczonych użytkowników, ale także szansa dla początkujących na szybkie opanowanie zaawansowanych funkcji.

Tworzenie formuł z ChatGPT

Tworzenie formuł w Excelu może być czasochłonne i wymagać znajomości specyficznej składni. ChatGPT ułatwia ten proces, generując formuły na podstawie opisów tekstowych. Wystarczy, że opiszesz, co chcesz obliczyć, a ChatGPT automatycznie stworzy odpowiednią formułę. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne w przypadku skomplikowanych obliczeń, gdzie ręczne tworzenie formuł może być trudne i podatne na błędy. ChatGPT nie tylko generuje formuły, ale także wyjaśnia ich działanie, co pozwala na lepsze zrozumienie logiki obliczeń.

Czym jest prompt - jak komunikować się z AI?

Prompt to po polecenie, jakie wpisujemy do modelu AI, takiego jak ChatGPT, aby uzyskać określoną odpowiedź. Może to być pytanie, opis problemu, prośba o wygenerowanie kodu czy podsumowanie treści. Im lepiej sformułowany prompt, tym trafniejszą i bardziej użyteczną odpowiedź otrzymamy.

W przypadku Excela prompt może zawierać np.:

Prośbę o stworzenie konkretnej formuły, np. „Napisz formułę w Excelu, która zlicza tylko unikalne wartości w kolumnie A”.
Wyjaśnienie działania danej funkcji, np. „Jak działa funkcja SUMA.JEŻELI w Excelu? Podaj przykład”.
Pomoc w debugowaniu, np. „Ta formuła nie działa poprawnie: =JEŻELI(A1>10; Tak"; "Nie"). Jak ją poprawić?”.

Gdzie wpisujemy prompt?

Prompty wpisujemy w dedykowanym polu czatu w narzędziach AI, takich jak:

ChatGPT – dostępny w wersji przeglądarkowej pod adresem
https://chatgpt.com lub jako aplikacja.
Bing AI, Google Gemini, Copilot – inne chatboty oparte na AI.
Wtyczki AI do Excela – niektóre narzędzia pozwalają na bezpośrednią integrację z arkuszem kalkulacyjnym np. ChatGPT for Excel.

Jak pisać dobre prompty?

Aby uzyskać najlepszą odpowiedź od AI, warto stosować kilka zasad:

1️⃣ Precyzyjne określenie celu – jasno opisz, co chcesz osiągnąć, np. „Potrzebuję formuły Excel, która obliczy średnią wartość sprzedaży w ostatnich 7 dniach, pomijając wartości zerowe.”
2️⃣ Podanie kontekstu – jeśli to konieczne, wyjaśnij, na jakich danych pracujesz, np. „Dane znajdują się w kolumnie B i zawierają wartości liczbowe.”
3️⃣ Jasne określenie ograniczeń – jeśli formuła ma spełniać określone warunki, warto je zaznaczyć, np. „Uwzględnij tylko wartości większe niż 100.”
4️⃣ Używanie przykładowych danych – przedstawienie przykładowej tabeli lub zakresu danych pomaga AI lepiej zrozumieć problem.
5️⃣ Unikanie niejednoznaczności – nie pozostawiaj miejsca na różne interpretacje. Jeśli masz kilka warunków, sprecyzuj, jak powinny działać.

W kontekście Excela warto stosować kilka trików:
✅ Spróbuj opisać oczekiwany wynik oraz do czego jest Ci on potrzebny
✅ Podaj nie tylko kolumny lub zakresy, na których operujesz, ale opisz ogólnie opisz tabelę, a nawet cały skoroszyt
✅ Jeśli plik nie zawiera żadnych danych wrażliwych możesz go wgrać do czatu (dowiesz się o tym więcej za chwilę)
✅ Możesz dodać informację o wersji Excela (np. Office 365)

Nie powinieneś natomiast:
🚫 Pisać wielu zadań w jednym zapytaniu - rozdziel je na kilka osobnych promptów
🚫 Pisać bardzo ogólnie („Potrzebuję obliczyć sumę”) – AI nie zgadnie, co masz na myśli
🚫 Wysyłać ogromnych ilości danych – wystarczy fragment lub prosty opis.

Przykładowy prompt:

📌„Chcę stworzyć formułę Excel, która zliczy liczbę komórek w zakresie A2:A100, które zawierają tekst 'Tak'. Jaką funkcję powinienem użyć?”

Odpowiedź ChatGPT:
Możesz użyć funkcji LICZ.JEŻELI w ten sposób:
=LICZ.JEŻELI(A2:A100; "Tak")

📌„Jaką formułę mogę użyć w Excelu, aby połączyć imię (kolumna A) i nazwisko (kolumna B) w jedną kolumnę, oddzielone spacją?”

Odpowiedź ChatGPT:
Możesz użyć znaku '&' jak łącznika ciągów tekstowych w następujący sposób:
=A2 & " " & B2

Jak dodać plik Excel do ChatGPT?

Możliwość wgrywania plików (w tym plików Excel) dostępna jest w płatnej wersji ChatGPT Plus oraz w wersjach dla firm, które mają dostęp do zaawansowanych modeli z możliwością przetwarzania plików. W darmowej wersji ChatGPT ta funkcja jest ograniczona do kilku promptów. Koszt abonamentu to 20 USD miesięcznie (na moment pisania artykułu). W ramach tej wersji użytkownik może wgrywać pliki, a ChatGPT analizuje ich zawartość i odpowiada na pytania dotyczące danych.

Jak dodać plik Excel do ChatGPT?

Otwórz ChatGPT – przejdź do wersji przeglądarkowej lub aplikacji mobilnej.
Kliknij ikonę na dole czatu (📎 lub +)– pojawi się opcja dodania pliku.
Załaduj plik Excel – po przesłaniu ChatGPT może analizować dane i generować odpowiedzi.
Zadaj pytanie – możesz np. poprosić o podsumowanie danych, wygenerowanie formuł lub znalezienie błędów.

Jakie możliwości daje dodanie pliku Excel do ChatGPT?

Analiza danych – ChatGPT może przeglądać dane w tabelach i podsumować kluczowe informacje.
Tworzenie formuł – możesz poprosić o stworzenie formuły na podstawie danych z arkusza.
Filtrowanie i sortowanie – AI może podpowiedzieć, jak szybko wyodrębnić istotne dane.
Poprawa błędów – jeśli masz błędne formuły, ChatGPT może pomóc je naprawić.
Generowanie skryptów VBA – możesz poprosić o makra automatyzujące Twoją pracę.

Jakie ryzyka niesie przesyłanie plików Excel do ChatGPT?

🚨 Bezpieczeństwo danych – ChatGPT nie szyfruje plików lokalnie i nie gwarantuje pełnej poufności.
🚨 Ryzyko naruszenia RODO – jeśli plik zawiera dane osobowe, jego przesyłanie może naruszać przepisy.
🚨 Utrata kontroli nad danymi – nie masz pewności, w jaki sposób AI wykorzystuje przesłane dane.
🚨 Brak integracji z danymi na żywo – ChatGPT nie może dynamicznie aktualizować arkusza.

Dlaczego nie należy wysyłać plików firmowych?

Pliki Excel często zawierają wrażliwe dane firmowe, takie jak:
❌ Dane finansowe firmy
❌ Informacje o klientach
❌ Wewnętrzne raporty i analizy
❌ Poufne strategie biznesowe.

Dodanie takiego pliku do ChatGPT może narazić firmę na naruszenie poufności i wyciek danych. Ponadto, OpenAI nie gwarantuje, że dane nie zostaną wykorzystane do trenowania modelu (chyba że korzystasz z wersji biznesowej z wyłączoną opcją trenowania na danych użytkownika).

Bezpieczne alternatywy

🔹 Anonimizacja danych – przed wysłaniem usuń poufne informacje.
🔹 Tworzenie testowych plików – pracuj na przykładowych danych zamiast prawdziwych.
🔹 Lokalne narzędzia AI – używaj modeli AI uruchamianych na firmowych serwerach.

Tworzenie makr VBA z ChatGPT

Makro to zestaw instrukcji automatyzujących powtarzalne zadania w Excelu. Może wykonywać czynności, takie jak kopiowanie danych, filtrowanie, formatowanie tabel czy generowanie raportów, za jednym kliknięciem.

VBA (Visual Basic for Applications) natomiast to język programowania, w którym pisane są makra w pakiecie Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, Access). Umożliwia on nie tylko automatyzację, ale także tworzenie niestandardowych funkcji i rozszerzenie możliwości Excela.

Co jest wymagane do pisania makr?

Aby pisać i uruchamiać makra VBA, należy:
✅ Włączyć kartę „Deweloper” w Excelu (Opcje → Dostosowywanie wstążki → Zaznacz „Deweloper”)
✅ Otworzyć Edytor VBA (np. poprzez ALT + F11)
✅ Dodać nowy moduł w edytorze (Insert→ Module)
✅ Napisać lub wkleić kod VBA
✅ Uruchomić makro (przycisk PLAY ▶ lub klawisz F5).

Jak AI może pomóc w generowaniu kodu VBA?

ChatGPT może znacząco ułatwić pracę z VBA poprzez:
🔹 Tworzenie kodu od podstaw – wystarczy opisać zadanie, a AI wygeneruje gotowy kod.
🔹 Poprawianie błędów w kodzie – AI może analizować kod i wskazywać poprawki.
🔹 Optymalizację skryptów – może uprościć kod i zwiększyć jego wydajność.
🔹 Wyjaśnianie działania kodu – jeśli nie rozumiesz fragmentu kodu, ChatGPT może go szczegółowo omówić.
🔹 Dostosowywanie kodu do potrzeb – można poprosić o zmiany w wygenerowanym skrypcie.

Jakie procesy można zautomatyzować w Excelu i Microsoft Office?

Za pomocą makr można zautomatyzować praktycznie każdą czynność, którą wykonujemy jako użytkownicy. ChatGPT po opisaniu naszego procesu będzie w stanie rozpisać kod, który po wykonaniu w Excelu lub innym programie Microsoft Office wykona wszystkie wskazane kroki. Sztuczną inteligencją można wykorzystać np. do:

W Excelu:
✅ Automatyczne formatowanie tabel
✅ Usuwanie pustych wierszy i duplikatów
✅ Tworzenie raportów i wykresów
✅ Pobieranie danych z różnych arkuszy
✅ Generowanie dynamicznych raportów

W Outlooku:
✅ Automatyczne wysyłanie e-maili na podstawie listy w Excelu
✅ Filtrowanie wiadomości i przenoszenie do folderów
✅ Tworzenie szablonów wiadomości

W Wordzie:
✅ Automatyczne wstawianie danych z Excela
✅ Generowanie dokumentów na podstawie szablonów
✅ Tworzenie raportów i zestawień

Przykłady promptów automatyzujących procesy:

📝"Napisz kod VBA, który usunie wszystkie puste wiersze w arkuszu aktywnym w Excelu."
📝"Stwórz makro VBA, które wyśle e-maile z Outlooka na podstawie listy adresów w kolumnie A oraz treści wiadomości w kolumnie B Excela."
📝"Napisz kod VBA, który pobierze dane z pierwszego arkusza Excela i utworzy dokument Word z tabelą zawierającą te dane."

ChatGPT - szanse czy ryzyko?

ChatGPT i inne narzędzia oparte na sztucznej inteligencji mogą znacząco usprawnić pracę w Excelu, pomagając w tworzeniu formuł, generowaniu kodu VBA oraz automatyzacji procesów. Dzięki AI możemy zaoszczędzić czas, uniknąć błędów i znaleźć rozwiązania, które w innym przypadku wymagałyby zaawansowanej znajomości Excela i programowania.

Jednak stosowanie AI ma swoje plusy i minusy:

✅ Zalety:

Oszczędność czasu – AI błyskawicznie generuje formuły i kod VBA.
Łatwy dostęp do wiedzy – możemy zrozumieć działanie skomplikowanych funkcji.
Automatyzacja powtarzalnych zadań – eliminacja żmudnej pracy.
Optymalizacja procesów – AI może zaproponować bardziej efektywne rozwiązania.

❌ Wady:

Brak pełnej dokładności – AI czasem generuje błędne lub nieoptymalne formuły.
Czasochłonne opisywanie danych – w niektórych przypadkach szybciej jest napisać formułę ręcznie niż tłumaczyć strukturę arkusza AI.
Utrata umiejętności myślenia analitycznego – jeśli polegamy wyłącznie na AI, możemy przestać rozumieć, jak działają formuły.
Ryzyko związane z danymi – wysyłanie poufnych informacji do AI może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa firmy.

Jeśli chcesz w pełni wykorzystać potencjał AI w Excelu i Microsoft Office, zapraszam na konsultacje i korepetycje, podczas których:
✅ Pokażę Ci, jak skutecznie wykorzystywać ChatGPT w pracy z Excelem.
✅ Razem stworzymy narzędzia dla Twojego biznesu, automatyzujące codzienne zadania.
✅ Nauczę Cię tworzyć własne formuły i makra VBA z pomocą AI.

Nie trać czasu na żmudne operacje – zacznij pracować efektywniej! 🚀

📩 Skontaktuj się ze mną i zobacz, jak AI może zmienić Twój sposób pracy!